做好PPT,提高沟通效率

本文于2019年7月12日完成,发布在个人博客网站上。 考虑个人博客因某种原因无法修复,于是在博客园安家,之前发布的文章逐步搬迁过来。


只用一套PPT来通杀全部使用场景,这个想法其实很天真。

作为一种非常有效率的沟通工具:

  1. 上可以对领导汇报工作。
  2. 下可以对项目组内部讲解方案。
  3. 外可以和周边客户交流。
  4. 内可以和周边部门,产品的同事交流。

场景很多,但核心诉求只有一个,保证受众正确接受汇报人的意图,按照要求协作。

但是,输出一份众人满意的PPT,需要花费相当的精力和心思。
如果可以精准把握受众的特点和诉求,那么就有了一个好的开始。

这里记录一个简单的思路,用于和周边介绍技术方案,推动周边配合一起做技术架构方案的优化。其实其它场景也可以借鉴,灵活应用。

PPT可以按照如下模式准备:

  1. 目录
    介绍议题,让受众有一个初步的心理准备。
  2. 背景
    开篇名义,简单介绍现在遇到了什么问题或者事情,引发了这次交流或者汇报。突出焦点,避免发散,注意焦点数量不能太多,越聚焦,最终的沟通效果越好。
  3. 当前技术方案
    重点突出和受众有关,和问题相关的部分。
    其它不相关的细节要简化和弱化,避免干扰,转移受众的注意力。
    如果空间足够,可以举例几个问题,促进理解。
  4. 问题
    详细列出问题分类,问题,影响。
  5. 解决方案
    针对问题,列出对策。
  6. 行动计划
    包括但不限于工作量,人力,物料,关键时间点。
  7. 求助和讨论
    对周边的诉求。

考虑到受众的特点,还需要做不同的加工和处理,比如排版,颜色,素材,数据,图表,语言等等量化很困难的注意点。
不得不说,真的是比写代码复杂多了。

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